Žinios ir kontaktai
En

Pagrindinės produktyvios veiklos taisyklės

Norint per tą patį laiką padaryti daugiau, reikia ne daugiau dirbti, o protingai išnaudoti laiką. Geri vadovai ne tik moka efektyviai išnaudoti savo laiką, bet ir pamokyti darbuotojus produktyviau dirbti. Kokie yra pagrindiniai produktyvios veiklos principai?

Produktyvumo didinimui yra sukurta įvairiausių metodikų, įrankių ir technikų. Vis tik svarbiausia kiekvienam vadovui ar specialistui laikytis tam tikrų principų, kurie padės dirbti produktyviau ir rezultatyviau.

1. Planuoti darbus.

Turėkite kiekvienos dienos darbų planą – išmaniajame įrenginyje ar popierinėje užrašinėje. Patartina dienos pabaigoje apgalvoti kitos dienos darbus ir juos pasižymėti. Planas padės užtikrinti, kad neužmirštumėte svarbiausių dalykų. Be to, dienos eigoje galėsite papildyti planą, o atliktus darbus – išbraukti arba pažymėti kaip atliktus.

2. Pirmiausia atlikti sunkiausius ir svarbiausius darbus.

Pagrindinė efektyvumo taisyklė – prioritetų nustatymas. Jau dienos plane kiekvienai užduočiai turėtų būti priskirtas svarbumo ir skubumo žymuo. Tik nustatę, kurie darbai yra svarbūs, kurie skubūs, o kurie – tiek skubūs, tiek svarbūs, aiškiai žinosite, ką reikia atlikti pirmiausia. Nuveikus sunkiausius ir svarbiausius darbus, kitoms užduotims nereikės tiek daug energijos ir susikaupimo, todėl jausite didesnį pasitenkinimo jausmą, kad diena buvo produktyvi.

3. Vienu metu daryti tik vieną darbą.

Populiari nuostata, kad vienu metu galima daryti keletą darbų, yra klaidinga. Tyrimais įrodyta, kad „multi-tasking‘as“ yra visiškai neefektyvus, nors save sėkmingais „daugiadarbiais“ laikantys žmonės taip nemano. Šokinėjimas nuo vienos veiklos prie kitos galvojant, kad vienu metu nuveikiami du ar daugiau darbų, yra laiko švaistymas. Kiekvienam naujam darbui reikia iš naujo sukoncentruoti savo dėmesį, todėl įpraskite iki galo atlikti vieną užduotį ir tik po to pereiti prie kitos.

4. Atsikratyti išorinių dirgiklių.

Išjunkite visus garsinius ir vaizdinius pranešimus, kurie pasirodo kompiuterio ar išmaniojo įrenginio ekrane. Atėjus naujam el. pašto laiškui arba pranešimui „Facebook“ tinkle, nebūtina to iškart matyti savo darbiniame ekrane ar juolab girdėti garsinį signalą. Visi tokie įspėjimai blaško mūsų dėmesį ir skatina atsitraukti nuo šiuo metu atliekamos užduoties bei pulti skaityti naujus laiškus ar žinutes. El. pašto, socialinių tinklų ir įvairių mobiliųjų programėlių įspėjamieji pranešimai („push notifications“) turėtų būti išjungti.

5. Daryti pertraukas tarp užduočių.

Kiekvienai naujai užduočiai reikia iš naujo susikoncentruoti ir įsigilinti. Kadangi žmogus dėmesį gali išlaikyti ribotą laiką, būtina reguliariai daryti pertraukas. Vadinamoji „Pomodoro“ technika remiasi 25 minučių intervalais, tarp kurių daromos trumpos – 5 minučių pertraukos. Po kelių tokių intervalų daromos ilgesnės pertraukos. Pagrindinė taisyklė yra ta, kad 25 minučių intervalo metu dirbama tik su viena užduotimi ir visas dėmesys skiriamas tik jai vienai. Intervalo trukmę galima pasirinkti individualiai, darbo metu patartina naudoti laikmatį. Tada žinosite, kada baigėsi intervalas ir būtina padaryti pertrauką.

6. Išnaudoti tarpinį laiką.

Laiką, praleidžiamą stovint eilėje, gaminant pietus ar keliaujant į darbą, taip pat patariama išnaudoti įvairiems reikalams. Visų pirma tai puiki proga apmąstyti ir suplanuoti darbus. Be to, tokiais tarpiniais momentais galima atsakyti į el. laiškus, praleistus skambučius, pasirepetuoti kalbą ar pan. Net atrodytų neefektyvus laikas gali būti labai produktyviai išnaudojamas.

7. Išmokti pasakyti „Ne“.

Su planavimo ir prioritetų nustatymo įgūdžiu labai susijęs sugebėjimas sau ir kitiems pasakyti „Ne“. Žinant užduočių prioritetus, gali paaiškėti, kad tam tikrų darbų („nesvarbus ir neskubus“) galima iš viso nedaryti arba perduoti kitiems. Be to, įvertinus savo tikslus ir galimybes, nereikia apsiimti visų iškylančių įsipareigojimų ir užduočių.

 

Siūlome mokymų trenerio Mindaugo Grajausko patarimus dėl produktyvumo: