Žinios ir kontaktai
En

Kaip produktyviai dirbti sumažėjus darbų naštai?

Vasara paprastai tas metas, kai darbų apimtys sumažėja ir atsiranda daugiau laisvo laiko. Kaip šį „lėtesnių apsukų“ laikotarpį išnaudoti produktyviai, o užduotis vis tiek atlikti efektyviai?

Kai darbų kiekis didelis, dirbame sparčiai ir energingai – mus spaudžia terminai, būname labai užimti ir įsitempę, kartais – vos kvapą atgaunantys. Laisva valandėlė darbotvarkėje atrodo kaip svajonė.

Sumažėjus darbų apimtims, atsipalaiduojame, tiek daug nebesijaudiname dėl atliktinų užduočių, dirbame lėčiau nei įprastai, randame laiko paskaitinėti straipsnius ar pažiūrėti vaizdo medžiagą, kuri nėra tiesiogiai susijusi su mūsų darbu. Pradedame nuobodžiauti.

Kiekviename darbe yra tam tikras sezoniškumas – didelio darbymečio laikotarpiai ir, atvirkščiai, sumažėjusių darbo apimčių metas. Dauguma žmonių sugeba susikaupti ir atlikti darbus piko laikotarpiu. Tačiau tai, kaip dirbame sumažėjus darbų apimtims, turi įtakos mūsų bendram produktyvumui ir pasitenkinimui.

Laiko valdymo specialistai pataria išmokti produktyviai išnaudoti tą laiką, kai darbų sumažėja ir tempas sulėtėja:

Turėti planą
Kai įtampa ir tempas darbe atslūgsta, mus labai lengvai gali išblaškyti smulkmenos. Pavyzdžiui, pradedame per daug laiko skirti el. paštui, naršymui internete, skiriame dėmesį nereikšmingiems dalykams, galvodami, kad „turiu daug laiko“. Norint nepasiduoti tokiems įpročiams, patartina kiekvieną dieną pradėti turint aiškų planą. Užsirašykite du-tris svarbiausius darbus ir keletą smulkesnių užduočių, kurias norite atlikti per dieną. Planuoti darbus reikėtų netgi kruopščiau nei tai darote piko laikotarpiais.

Taip pat patartina nusimatyti, kiek laiko skirsite kiekvienai užduočiai. Pavyzdžiui, iki 11 val. norite atlikti pirmą svarbiausią darbą, tarp 11 val. ir vidurdienio įveiksite 3 smulkesnius darbus. Po pietų tarp 13 ir 15 val. susitelksite ties antra svarbiausia užduotimi. Toks planas padės galimai nuobodžią dieną paversti mažų sprintų serija.

Užsiimti saviugda
Sulėtėjęs tempas darbe suteikia galimybę pagerinti visą gyvenimą, jei ja tinkamai pasinaudojame. Pavyzdžiui, galima užsiimti kvalifikacijos kėlimo veikla, kuriai paprastai neturime laiko ir kurios neįtraukiame į savo kasdienius planus. Tai gali būti apsilankymas profesinėje konferencijoje, susitikimas su buvusiu vadovu, savo profilio socialiniame tinkle „LinkedIn“ patobulinimas arba užsirašymas į internetinį seminarą. Tai laiko investicija, kuri bus naudinga dabartiniame darbe arba pravers ateityje.

Sutvarkyti techninius reikalus
Ne piko laikotarpis yra tinkamas metas susitvarkyti namų ir biuro administracinius reikalus, kol neištiko krizė. Pavyzdžiui, galima iš anksto, nelaukiant paskutinio termino pateikti dokumentus, ataskaitas ir deklaracijas arba sutaisyti seną spausdintuvą, kad nepavestų ir nesukeltų papildomų rūpesčių, kai skubiai reikės ką nors atspausdinti. Taip pat galima susiplanuoti apsilankymą pas gydytojus profilaktiniam sveikatos pasitikrinimui arba vykti atsinaujinti vairuotojo pažymėjimą. Pasiimti laisvadienį asmeniniams reikalams susitvarkyti tokiu metu yra paprasta. Pasiplanavus ir skyrus laiko tokiems dalykams ne piko metu, dėl jų nereikės stresuoti darbų įkarščio laikotarpiu.

Stiprinti santykius
Jei paprastai atsisakote, kai bendradarbiai kviečia eiti kartu pietauti, dabar pats metas pasakyti „Taip“. Kai nereikia skubėti, bendri pietūs, kavos puodelis ar pokalbis sustojus prie kolegų darbo stalo leis geriau juos pažinti. Toks santykių su bendradarbiais stiprinimas gerina bendradarbiavimą ir suteikia „kapitalo“ tam laikotarpiui, kai darbe atsiranda daugiau streso.

Pailsėti
Galiausiai ne piko laikotarpiu atsiranda daugiau galimybių skirti laiko asmeniniam gyvenimui. Tai idealus metas pasiimti atostogų arba bent laisvą pusdienį (penktadienį), pavyzdžiui vasarą. Galima išeiti iš biuro ir trumpesniam laikui, skiriant jį asmeniniams santykiams – papietauti kartu su savo antrąja puse ar pakviesti draugą puodeliui kavos.

Kai darbų apmažėja, reikėtų išlikti susikaupusiems ir tuščiai neiššvaistyti laiko. Jį vertėtų skirti darbams ir reikalams, kuriuos sudėtinga įterpti piko laikotarpiu, tačiau kurie suteiks pasitenkinimo juos atlikus tada, kai sumažėja darbų apimtys ir tempas. Svarbu savo laiką sąmoningai ir protingai valdyti, kad būtų panaudojamas produktyviai ne tik per patį darbymetį, bet ir ne piko metu.

Ar produktyviai leidžiate laiką sumažėjus darbų apimtims?

Parengta pagal „Harvard Business Review“ straipsnį.

 

Nuotraukos autorius Lukas Bieri iš Pixabay